Openingstijden ma - za 14:00u - 16:00u op afspraak 

  

    Dierenasiel Zeeuwsch-Vlaanderen

Registratie Persoonsgegevens

Registratie persoonsgegevens

AVG, hoe gaat de stichting om met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens?

In het protocol AVG en dit document Registratie Persoonsgegevens is vastgelegd hoe Stichting Dierenasiel Zeeuwsch-Vlaanderen omgaat met de aan haar toevertrouwde (persoonsgegevens), met welke instanties de gegevens worden gedeeld en waarom, en hoe hiervoor de toestemming van de betrokkenen is geregeld. Ook is het privacyverklaring van de stichting in dit dossier opgenomen, en staat beschreven hoe het privacyverklaring onder de aandacht wordt gebracht van allen die met de stichting van doen hebben.

Stichting Dierenasiel Zeeuwsch-Vlaanderen hanteert het (de) volgende syste(e)men voor de vastlegging van persoonsgegevens: DIPO Asiel en het handmatig vastleggen van gegevens.

DIPO Asiel wordt gebruikt voor:
• Het in en uitchecken van asieldieren
• Het invoeren van gegevens asieldier: naam, ras, soort, grootte, tatoeage- of chipnummer, geslacht, kleur, vacht, geboortejaar, inentingen, gecastreerd/gesteriliseerd, ziektes, voeding, bijzonderheden.
• Invoeren van NAW-gegevens (Naam, Adres, Woonplaats) van vorige en/of nieuwe eigenaar of dierenasiel
• Automatisch invullen van woonplaats na opgeven van postcode.
• Invoeren van opmerkingen ten aanzien van het asieldier (voorbeeld: kan goed met kinderen overweg
• Keuze uit rolmenu-lijst of aanvinklijst kenmerken en karaktereigenschappen asieldier
• Invoeren van rassenbestand, eventueel met foto en omschrijving (Dipo Foto)
• Zoeken op asieldiernummer, chipnummer, naam, ras, soort, geslacht, kleur, in- of uitcheckdatum.
• Het maken van een overzicht van asieldieren en verblijfsdata
• E-mailen en afdrukken van factuur
• Afdrukken van standaard afstandsverklaring, afstandsvragen, vindersverklaring, plaatsingsovereenkomst, doorverwijsformulier en nazorgvragen.
• Maken van een overzichtslijst van katten, die gecastreerd moeten worden.
• Maken van een overzichtslijst verlopen inentingen
• Maken van een overzichtslijst dieren, die nog gechipt moeten worden.
• Maken van een overzichtslijst zwerfdieren per gemeente.
• Maken van een overzichtslijst geplaatste dieren.
• Maken van een overzicht bezetting, uitgesplitst naar honden, katten en overige dieren
• Maken van overzichtslijsten ten behoeve van samenwerkingspartners
• Afdrukken kennelkaarten, adreslijsten, adresetiketten, enveloppen.
• Beveiliging. Overzicht facturen en systeembeheer kunnen voor onbevoegden worden afgeschermd d.m.v. een paswoord.
• Invoeren chipnummer met behulp van Virbac-lezer

Het handmatig invoeren van gegevens gebeurt bij het afsluiten van een pensionovereenkomst (opname pensiondieren), bij het afsluiten van een
vrijwilligersovereenkomst en het aangaan van een donateurschap.
Welke gegevens ten behoeve van bovenstaande kunnen aan de klant worden gevraagd?

• Aanmelddatum:
• Herkomst gegevens (kan zijn website, persoonlijk contact, onbekend):
• Voorletters: (bij DIPO van huidig en voormalig eigenaar)
• Voorvoegsel: (bij DIPO van huidig en voormalig eigenaar)
• Naam: (bij DIPO van huidig en voormalig eigenaar)
• Adres: (bij DIPO van huidig en voormalig eigenaar)
• Postcode: (bij DIPO van huidig en voormalig eigenaar)
• Woonplaats: (bij DIPO van huidig en voormalig eigenaar)
• Mailadres: (bij DIPO van huidig en voormalig eigenaar)
• (Deze gegevens hebben we strikt genomen niet nodig, tenzij er door ons in de nabije toekomst nieuwsbrieven o.i.d.
per mail verstuurd zullen worden. Als het mailadres wordt gevraagd
dient in het dossier vastgelegd te worden waarom het mailadres wordt gevraagd. Nieuwsbrieven mogen dan pas verstuurd worden nadat de betrokkene zelf heeft aangegeven een nieuwsbrief
te willen ontvangen.
• Betaalperiode (bij sponsoring/donateurschap):
bijvoorbeeld: x per kwartaal/jaar (hoksponsoring)
(als het ieder jaar opnieuw wordt gevraagd, vermeld dat dan)
• Toegezegd bedrag:
(… per maand, per jaar, of geen toegezegd bedrag)
• Betaalwijze (bij sponsoring/donateurschap/plaatsing dier)
(bijvoorbeeld contant, per pin, overschrijving
• Banknummer:
• Geboortedatum:
Als we deze gegevens vragen, moeten we vastleggen waarom we dit doen.
De geboortedatum is optioneel. Wij zouden toestemming kunnen vragen de geboortedatum op te nemen in onze administratie om de donateur te feliciteren met hun verjaardag en nog eens extra te bedanken voor de steun. Indien de donateur geen geboortedatum heeft opgegeven, kunnen wij de donateur één jaar na aanmelding en ieder daaropvolgend jaar om hem / haar te bedanken voor de steun. Indien de donateur aangeeft dat hij / zij niet benaderd wenst te worden voor bedankjes zetten wij het vakje Bedanken J/N op N. Wij bedanken per mail indien het emailadres beschikbaar is en anders is het mogelijk een voorbedrukte ansichtkaart van onze stichting te sturen.
• Bedanken/benaderen: J/N
• Telefoonnummer vast/gsm:

• Het nummer wordt opgenomen in de administratie:
Wij vragen toestemming om het telefoonnummer op te nemen in onze administratie …………………….voorbeeld: om onze donateur incidenteel (hooguit 2 x per jaar) te benaderen voor het doen van vrijwilligerswerk voor onze stichting).
• Afmeldingsdatum:
• Naam asieldier (DIPO) plaatsing/afstand dieren:
o Ras
o Soort
o Grootte
o Tatoeage- of chipnummer
o Geslacht
o Kleur
o Vacht
o Geboortejaar
o Inentingen
o Gecastreerd/gesteriliseerd
o Ziektes
o Voeding
o Bijzonderheden.
• Naam dierenarts (pensionovereenkomst)
• Pensionbedrag per dag (overeenkomst pensionovereenkomst)
• Aantal opnamedagen (overeenkomst pensionovereenkomst)
• Totaal bedrag pension (overeenkomst pensionovereenkomst)
• Aanvangsdatum opname pensiondier
• Afhaaldatum pensiondier
• Pensionbedrag voldaan ja/nee